Comment la règle de Pareto (80/20) facilite la gestion des priorités.

La règle de Pareto ou encore « le principe 80/20 », signifie que 80 % des résultats proviennent de 20 % des intrants.

Dans ce blogue, nous proposons d'examiner comment ce principe permet de mieux appréhender la gestion des priorités en permettant de hiérarchiser les efforts associés aux différentes tâches.

Une règle basée sur l’observation

Au début du 20e siècle, un économiste italien du nom de Vilfredo Pareto se promenait dans son jardin. Un jour, il remarqua que, chaque année, 20 % des plants de petits pois de son jardin produisaient environ 80 % des petits pois.

Cette constatation l’a amené à réfléchir à la production économique à plus grande échelle. Il a commencé à constater que, dans diverses industries, sociétés et même entreprises, 80 % de la production provenait souvent des 20 % des produits ou des biens les plus productifs.

C’est ce que l’on a appelé la règle de Pareto, ou ce que l’on connaît aujourd’hui plus souvent comme le « principe 80/20 ».

Selon ce principe, 80 % de la production ou des résultats proviennent de 20 % de l’apport ou de l’action. Cela a d’abord trouvé son illustration dans des situations de gestion d’entreprises.

De façon générale, les entreprises ont souvent constaté qu’en matière de gestion du temps, 20 % de leur temps générait 80 % de leur productivité.

De façon plus précise, elles ont constaté qu’environ 20 % de leurs clients généraient 80 % de leur chiffre d’affaires. Elles ont aussi observé qu’environ 20 % de leurs représentants commerciaux concluaient 80 % des ventes et que 20 % de leurs types de coûts entraînaient 80 % de leurs dépenses.

Pour donner un exemple tiré du domaine technologique, Microsoft et ses concurrents ont reconnu que 20 % des bogues qu’ils avaient découverts étaient à l’origine de 80 % des problèmes rencontrés par leurs utilisateurs.

Au fil du temps, le principe 80/20 est devenu un outil de gestion populaire largement utilisé pour accroître l’efficience et l’efficacité au sein des entreprises et des industries.

Il est encore largement enseigné aujourd’hui dans les écoles de management, mais aussi dans d’autres domaines que celui des affaires.

Dans le domaine médical, il a été suggéré qu’en cas de pandémie, ce sont environ 20 % des individus infectieux qui sont responsables à 80 % de la transmission et de la propagation de la maladie. Ce fut effectivement le cas pour les MST, le SRAS et, plus récemment, la COVID-19.

Les exemples d’application de la règle de Pareto ne manquent pas. Bien sûr, personne n’a jamais mesuré exactement les 80 % et les 20 % dans aucun de ces exemples, mais le ratio approximatif de 4 pour 1 revient constamment. Qu’il s’agisse en réalité de 77/23 ou de 84/16 n’a aucune importance.

Ce qui compte, c’est que vous obteniez des gains maximaux à partir d’une petite contribution, ou que quelque chose ne vous coûte pas beaucoup plus d’efforts que ce qu’il vaut.

Implication en contexte de travail

Le concept clé à retenir est qu’une tâche n’a jamais le même impact qu’une autre tâche.

Malheureusement, lorsqu’on parle de priorités, notre cerveau obéit d’emblée plus facilement à ce qu’il perçoit comme urgent qu’à ce qu’il reconnaît comme important.

Puisque vous n’avez aucune incidence sur le temps qui passe, vous ne pouvez pas « gérer le temps », mais vous pouvez gérer vos priorités ! Vous devez donc savoir reconnaître les tâches qui, avec 20 % d’effort, génèrent 80 % des résultats.

Une illustration concrète d’un tel scénario serait une personne hyper performante qui accomplit en 100 heures cinq tâches de 20 unités (soit 100 unités) qui génèrent 400 (5 x 80) unités de résultats.

Pour comprendre ce que cela signifie, posons comme hypothèse que vous disposez de 100 unités de temps. Si vous employez 20 unités pour accomplir une tâche qui vous procure 80 % de résultats, vous pouvez répéter cet exercice cinq fois et accomplir, avec vos 100 unités de temps, l’équivalent de cinq tâches générant chacune 80 % de résultats.

Une autre personne, moins performante mais plus perfectionniste, pourrait quant à elle décider d’accomplir la même tâche avec les 100 unités de temps afin d’accomplir cette dernière à la perfection, atteignant ainsi 100 % de résultats. Les 20 % de résultats supplémentaires obtenus auraient donc nécessité à eux seuls 80 unités de temps, soit beaucoup d’effort, mais une seule tâche aurait à la fin été accomplie.

Évidemment, certaines tâches nécessiteront peut-être que vous leur consacriez tout le temps et tous les efforts nécessaires, mais dans la gestion de votre quotidien, vous constaterez sans doute que votre temps étant compté, la règle du 80/20 vous permet d’être plus efficace et plus heureux de vos accomplissements.

Incidences sur votre quotidien

Quels sont les 20 % de votre travail qui vous permettent d’obtenir 80 % de la reconnaissance de votre équipe ou de votre patron ? Pour le savoir :

· Recensez toutes vos tâches quotidiennes/hebdomadaires.

· Identifiez les tâches clés.

· Déterminez quelles sont les tâches qui vous rapportent le plus.

· Réfléchissez à la manière de réduire ou de déléguer les tâches qui vous rapportent moins.

· Créez un plan pour faire plus de choses qui vous apportent plus de valeur.

· Utilisez la méthode 80/20 pour hiérarchiser les projets sur lesquels vous travaillez.

· Établissez un plan pour vous concentrer sur les activités qui produisent le plus de résultats.

Application dans votre vie personnelle

Si 20 % des causes, des apports et des efforts sont à l’origine de 80 % des bonnes choses dans votre vie, l’augmentation du temps, de l’énergie et de l’attention que vous consacrez à ces 20 % aura un effet disproportionné sur l’augmentation du quotient positif de votre vie. Dès lors :

· Sachez reconnaître que certaines de vos décisions qui affectent les choses importantes de votre vie ont plus d’impact que le temps consacré à gérer des tâches insignifiantes ou pseudo-urgentes.

· Consacrez du temps à faire du yoga ; vous aurez de meilleures capacités cognitives et moins de problèmes de dos.

· Prenez le temps de cuisiner et de manger avec vos amis et votre famille. Cela vous apportera un sentiment de bonheur et vous permettra d’entretenir des relations plus riches avec vos proches. (Voir l’étude de Harvard sur les sources du bonheur )

· Prenez quelques minutes afin de répondre à ces questions :

Ø Quels sont les 20 % de vos biens qui vous apportent le plus de valeur ?

Ø À quoi consacrez-vous 20 % de votre temps, mais qui vous procure 80 % de votre bonheur ?

Ø Quels sont les 20 % des personnes dont vous êtes proche et qui vous rendent le plus heureux ?

Ø Quels sont les 20 % des vêtements que vous portez 80 % du temps ?

Ø Quels sont les 20 % des aliments que vous mangez 80 % du temps ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez facilement vous concentrer sur l’amélioration de votre efficacité, ce qui aura des bénéfices dans votre vie.

Par exemple, ces 80 % des personnes avec lesquelles vous passez du temps et qui n’ajoutent que 20 % de plaisir à votre vie, vous devriez sans doute passer moins de temps avec elles.

Ces 80 % des objets ou des vêtements que vous n’utilisez que 20 % du temps, jetez-les ou vendez-les et, la prochaine fois, contentez-vous de les emprunter.

Ces 20 % d’aliments que vous mangez 80 % du temps vous permettront probablement de savoir si vous suivez un régime alimentaire sain ou non et dans quelle mesure il l’est. À ce sujet, qui a besoin de suivre un régime ? Veillez simplement à ce que les 20 % des aliments que vous consommez 80 % du temps ne nuisent pas à votre santé.

Il est également très probable que 80 % de ce que vous possédez vous apporte seulement une petite partie de votre plaisir ou de votre bonheur. Dans ce cas, vous voudrez certainement vous débarrasser des objets que vous jugez en trop et qui traînent dans votre environnement.

Matrice d’Eisenhower et principe 80/20 de la loi de Pareto

Combinons maintenant les critères d’importance et d’urgence issus de la matrice d’Eisenhower et le principe 80/20 de la loi de Pareto.

Si une minorité de vos tâches importantes vous apportent la majorité de vos résultats, alors que vos tâches urgentes dilapident votre temps disponible à votre insu et que 20 % de vos efforts produisent 80 % de vos résultats, on peut facilement en conclure ceci :

• Tâches importantes = 20 % de vos efforts et 80 % de vos résultats

• Tâches urgentes = 80 % de vos efforts et 20 % de vos résultats

Dans ce contexte, il faut apprendre à travailler davantage sur les tâches importantes et non urgentes afin d’éviter de gérer sans cesse des urgences qui engloutiront 80 % de votre temps.

Les gens bien organisés et qui définissent leurs priorités en fonction de l’importance des tâches qu’ils ont à accomplir sont souvent ceux qui gèrent leur temps de façon à consacrer davantage d’énergie aux choses importantes et non urgentes.

Il n’est pas question ici uniquement de réussite professionnelle, mais également de réussite personnelle, soit d’être heureux et de se réaliser dans la vie. Allez lire nos textes sur le bonheur afin de vous convaincre que celui-ci ne trouve pas sa source dans nos revenus ou notre statut professionnel.

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