La matrice d’Eisenhower comme outil de gestion des priorités

Quelle est notre principale ressource ? Plusieurs conviendront que c’est notre temps. En lisant ces lignes, vous utilisez ce qui est le plus précieux pour vous, votre temps.

Dans le tumulte du quotidien, nous sommes en effet constamment sollicités de toutes parts. Nous avons ainsi tendance à nous concentrer sur les choses urgentes (ou qui nous semblent urgentes) et à oublier que c’est plutôt l’importance que les choses ont pour nous qui devrait guider nos choix.

Étant facilement submergés par l’ensemble des tâches à accomplir, nous devons apprendre à gérer nos priorités et à choisir quelles tâches accomplir et dans quel ordre.

La matrice d’Eisenhower de la gestion du temps et des priorités est un outil simple qui permet de nous guider afin d’utiliser plus efficacement notre temps, de faire des choix qui nous procurent plus de bonheur et aussi d’être plus efficaces dans les tâches que nous devons accomplir.

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Avant de lire la suite de ce texte, il faut se rappeler que le plus grand défi que comporte tout outil, ce n’est pas uniquement de le connaître, mais de le mettre en pratique dans sa vie quotidienne. Nous savons tous que faire du yoga ou de l’exercice, manger santé en petite quantité et avoir un cycle de sommeil régulier sont des moyens de rester en santé. Le faisons-nous pour autant ? Ces moyens sont à notre disposition, mais nous n’y recourons souvent pas.

En ce qui concerne la gestion de notre temps, la matrice d’Eisenhower permet de prendre du recul et de remettre en perspective ce qu’il y a à faire. On y classe les différentes tâches selon deux critères : l’importance et l’urgence.

Cette matrice peut s’avérer très utile au quotidien pour faire le tri des tâches à accomplir et décider sur quoi travailler en priorité. Son utilisation dans une phase de réflexion peut cependant susciter des remises en question plus profondes. Si vous pensez avoir besoin de remettre de l’ordre dans l’organisation de votre travail ou de vos journées, je vous dirais que cet outil est primordial.

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Dwight D. Eisenhower a été le 34e président des États-Unis de 1953 à 1961. Avant de devenir président, il a été général de l’armée américaine et commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. Il est également devenu plus tard le premier commandant suprême de l’OTAN.

Eisenhower devait constamment prendre des décisions difficiles pour déterminer sur laquelle de ses nombreuses tâches il devait se concentrer chaque jour. C’est ce qui l’a amené à inventer le célèbre principe d’Eisenhower, qui nous aide aujourd’hui à établir des priorités en fonction de l’urgence et de l’importance.

« Who can define for us with accuracy the difference between the long and short term! Especially whenever our affairs seem to be in crisis, we are almost compelled to give our first attention to the urgent present rather than to the important future. »

— Extrait d’une allocution de Dwight D. Eisenhower en 1961 devant la Century Association

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L’effet de simple urgence ou pourquoi nous ne savons pas établir des priorités

Comment décidons-nous de la tâche à laquelle nous devons accorder notre attention à un moment donné ? Pas très bien, semble-t-il.

Une étude récente publiée dans le Journal of Consumer Research (2018) s’est employée à examiner comment les gens décident sur quoi travailler lorsqu’ils sont confrontés à des tâches dont l’urgence et l’importance sont variables.

Au cours de cinq expériences distinctes, les chercheurs ont observé un curieux phénomène : notre attention est attirée par les tâches urgentes plutôt que par les tâches moins urgentes, même lorsque ces dernières offrent de plus grandes récompenses.

Cette bizarrerie psychologique, appelée « effet de simple urgence * », explique pourquoi nous sommes si mauvais en matière de gestion des tâches et du temps. Nous sommes plus enclins à donner la priorité aux tâches assorties d’une échéance qu’à celles qui n’en ont pas, quels que soient leurs avantages à long terme.

Cet effet est encore plus marqué chez les personnes qui se décrivent comme « occupées ». Les mêmes chercheurs ont constaté que les personnes qui se décrivent ainsi étaient plus susceptibles de choisir des tâches urgentes moins rémunératrices parce qu’elles se concentraient sur la durée de chaque tâche.

Si vous vous sentez déjà pressé(e) par le temps, vous continuerez probablement à donner la priorité aux tâches qui s’inscrivent facilement dans votre calendrier.

Dans la vie de tous les jours, les gens préfèrent en effet l’urgence à l’importance pour toutes sortes de raisons :

Ø Premièrement, les tâches importantes sont souvent plus difficiles, et les gens ne sont pas disposés à déployer des efforts pour les accomplir (O’Donoghue et Rabin, 2001).

Ø Deuxièmement, les tâches urgentes sont parfois dépendantes les unes des autres ; ne pas accomplir une tâche urgente peut entraîner une série de pertes futures.

Ø Troisièmement, les tâches urgentes peuvent être associées à un contexte où l’offre est faible et la demande est forte, ce qui peut augmenter la valeur perçue de la tâche (Brock, 1968 ; Cialdini, 2009 ; Worchel, Lee et Adewole, 1975).

Ø Quatrièmement, les bénéfices des tâches urgentes se réalisent souvent plus rapidement, et les gens préfèrent les récompenses immédiates aux récompenses futures (Frederick, Loewenstein et O’Donoghue, 2002 ; McClure et collab., 2004).

Ø Cinquièmement, les bénéfices des tâches importantes peuvent être plus éloignés de la réalisation de l’objectif et moins certains, ce qui peut diminuer la motivation (Hull, 1932 ; Kivetz, Urminsky et Zheng, 2006). Lorsque la relation est directe — un tuyau brise, vous le réparez —, le bénéfice est immédiat.

Mais il y a aussi une bonne nouvelle : l’effet de simple urgence peut être inversé. Lorsque les participants ont été invités, au moment d’établir leurs priorités, à réfléchir aux conséquences de leurs choix, ils ont été nettement plus enclins à choisir la tâche importante plutôt que la tâche urgente.

Ces résultats indiquent que, si l’on garde à l’esprit l’importance à long terme des tâches non urgentes, on peut surmonter l’attrait des distractions urgentes et se concentrer sur ce qui compte vraiment.

C’est là qu’intervient la matrice d’Eisenhower, puisqu’elle permet de reconnaître et de classer les tâches selon leur urgence et leur importance.

La contrepartie d’une mauvaise gestion de l’importance et de l’urgence

La problématique de cet outil est de savoir reconnaître l’importance d’une tâche. Le problème, c’est que, si vous ne le faites pas, vous vous trouverez toujours dans la situation où vos tâches importantes auront été négligées trop longtemps au profit de vos urgences.

Conséquemment, vos tâches importantes et pas urgentes deviendront inévitablement importantes et urgentes. Vous serez toujours en train de guérir plutôt que de prévenir. En d’autres mots, vous serez constamment pris dans l’urgence.

La matrice d’Eisenhower est un outil simple qui vous permet d’envisager les résultats à long terme de vos tâches quotidiennes et de vous concentrer sur ce qui vous rendra le plus efficace, et pas seulement le plus productif. Elle vous aide à visualiser toutes vos tâches dans une matrice dont chaque case correspond à une action exprimant un degré d’urgence ou d’importance :

Agir - Faire

Lorsque des tâches importantes sont à faire le jour même, vous devez les accomplir.

Planifier

Lorsque se présentent des tâches importantes mais pas si urgentes, vous devez les planifier.

Déléguer

Lorsque vous faites face à ce qui est urgent mais moins important, vous devez le déléguer à d’autres.

Renoncer - Supprimer

Lorsque des tâches ne sont ni urgentes ni importantes, vous devez les oublier.

Dans son livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent, Stephen Covey définit l’urgence et l’importance ainsi :

Les questions urgentes sont celles qui nécessitent une action immédiate. Ce sont les problèmes visibles qui surgissent et exigent votre attention maintenant. Souvent, les questions urgentes s’accompagnent de conséquences claires si elles ne sont pas résolues. Les tâches urgentes sont inévitables, mais passer trop de temps à éteindre des incendies peut générer beaucoup de stress et entraîner un épuisement professionnel.

Les questions importantes, en revanche, sont celles qui contribuent aux objectifs à long terme et aux valeurs de la vie. Ces questions nécessitent une planification et une action réfléchie. Lorsque vous vous concentrez sur des questions importantes, vous gérez votre temps, votre énergie et votre attention au lieu de dépenser ces ressources sans réfléchir. Ce qui est important est subjectif et dépend de vos propres valeurs et objectifs personnels. Personne d’autre ne peut définir ce qui est important pour vous.

Personnellement, je dois dire que l’introduction de cette méthode dans ma vie il y a plus de 20 ans (et également de la règle du 80/20, que j’aborderai dans un autre texte) m’a permis d’améliorer grandement ma productivité, mon efficacité et mon sentiment de bonheur.

*Zhu, Meng & Yang, Yang & Hsee, Christopher. (2018). The Mere Urgency Effect.Matrix du eisenhower